06 AM | 23 Apr

Hogyan írjunk e-mailt?

Napjaink egyik legfőbb kommunikációs eszköze az e-mail, más néven elektronikus levél, amely mára szinte teljesen kiszorította a hagyományos levelezést. Manapság szinte minden fontosabb ügyünket az e-mailek segítségével végezzük: e-mailen keresztül jelentkezünk egy állásra, tartjuk a kapcsolatot a munkáltatónkal, vagy ismerőseinkkel és barátainkkal, akikkel épp nem tudunk személyesen találkozni. Nem csoda, hogy az e-mail ilyen rendkívüli szerepet tölt be a mindennapi életünkben, hiszen lényegesen könnyebb, gyorsabb, és kényelmesebb is a papíralapú leveleknél. Ahhoz azonban, hogy a lehető leghatékonyabban használhassuk ezt a fajta kommunikációs eszközt, tudnunk kell, hogy bánjunk vele, más szóval tudnunk kell, hogyan írjunk e-mailt. Nem mindegy ugyanis, hogyan állunk neki a dolognak. Az e-mail-írásnak ugyanúgy megvannak a szabályai, mint a hagyományos levelezésnek, amelyekkel nem árt tisztában lennünk. Sokat számít az, hogy barátainknak vagy pedig hivatalos cégnek írunk-e. A hivatalos levelek egészen más stílust és hangnemet követelnek meg, mint az ismerőseinknek szólók, amire bizony illik odafigyelnünk, mert igen nagy jelentőséggel bírhat. Egy jól megfogalmazott levél sokat segíthet például abban, hogy megszerezzük a hőn áhított állást, amire jelentkezünk. Mielőtt tehát neki látnánk az e-mail-írásnak, tudnunk kell néhány dolgot:

– Szinte minden levelezőoldal e-mail-szerkesztő lapján van egy „Tárgy” (angolul Subject) mező, amelyben a levelünk témáját foglalhatjuk össze egy-két szóban. Ezt a mezőt mindig ajánlatos kitölteni, hogy felkeltsük a címzett figyelmét az üzenetünkre. Ez különösen akkor fontos, amikor hivatalos cégnek írunk levelet, például állásügyben. Gondoljunk csak bele, mennyi üzenetet kaphat egy cégvezető nap, mint nap! Ha a levelünknek nincs tárgya (vagyis a tárgymező nincs kitöltve), könnyen előfordulhat, hogy elkerüli a figyelmét, vagy levélszemétnek tekinti, és egyszerűen kitörli. – Az is fontos, hogy mit írunk a tárgymezőbe. A tárgy ne legyen se túl rövid, se túl hosszú, egyszerűen és tömören foglalja össze a levél célját. A lényeg, hogy a címzett megértse belőle, miről fog szólni a levél. A tárgynak ezért világosnak és egyértelműnek is kell lennie, ne legyen túl általános. Egy állásra való jelentkezésnél ne írjunk pl. olyat hogy „állás”, „jelentkezés”, mert ebből nem derül ki, pontosan mire is kívánunk jelentkezni, vagy milyen állásra. Írjuk helyette például azt, hogy „a …-i állásra való jelentkezés”. – A levelet mindig megszólítással kezdjük. Ha barátoknak, rokonoknak írunk, nyugodtan lehetünk bármily kötetlenek az üdvözlés terén, ám ha idegenekkel, főleg ha vállalatokkal levelezünk, meg kell adnunk nekik a tiszteletet. Ennél fogva legjobb a levelet, a legelsőt legalábbis mindenképp, a „Tisztelt Hölgyem/ Uram” megszólítással kezdeni, illetve ha tudjuk a címzett nevét, akkor azt írjuk oda a „Tisztelt” szó után. Ha később több levelet váltunk a címzettel, és némileg közelebbről is megismerjük, a megszólítás lehet kevésbé kötött, vagy akár teljesen el is hagyhatjuk. – Ezután következik a levél tényleges tartalma, amelyben összefoglaljuk mindazt, amit a címzettel közölni akarunk. Az elején magyarázzuk el, mi a célja a levelünknek. Ha pl. állásra jelentkezünk, mondjuk el, hol és miként értesültünk az adott állásajánlatról. Ügyeljünk rá, hogy ne legyen túl hosszú a levél, mert akkor esetleg végig sem olvassák. Gondoljunk rá, hogy a címzettnek milyen sok elfoglaltsága lehet, ne raboljuk feleslegesen az idejét! Csak a leglényegesebb információkra szorítkozzunk! Ha többet szeretnénk közölni annál, mint amennyi belefér az üzenet keretei közé, azt lehetőleg külön dokumentumban csatoljuk a levélhez! – Fontos, hogy a levél szövege átlátható legyen! A mondatok ne legyenek egymásba ömlesztve, mert ezzel igencsak megnehezítjük az olvasást és a megértést, ami szintén elveheti a címzett kedvét attól, hogy átfussa az egészet. A hosszú, egybefüggő szövegű levelek amúgy sem mutatnak túl szépen és stílusosan. A jobb átláthatóság érdekében ezért tagoljuk a szöveget a meg-felelő módon! Levelünket a lényeges információk szerint osszuk bekezdésekre, mindegyikben ki-fejtve a mondandónk egy-egy fontos részét. A bekezdések megfelelő logikai sorrendben kövessék egymást! – Az elektronikus levelezésben igencsak elterjedt a hangulatjelek (emotikonok) használata. A különféle írásjelekből összeálló mosolygó vagy síró fejecskék remekül megfelelnek az érzelmeink kifejezésére, hogy a címzett még jobban megértse, milyen hangulatban vagyunk éppen. A hivatalos levelekben azonban nem ajánlott az alkalmazásuk, mivel igencsak bizalmaskodóan hathatnak, ami nem vethet túl jó fényt a feladóra, különösen, ha munkára jelentkezik. Csak akkor használjuk őket, ha biztosan tudjuk, hogy a másik fél nem bánja! – A levél végén kellő tisztelettel köszönjünk el a címzettől, továbbá adjuk meg az elérhetőségeinket (lakcím, telefon/faxszám, e-mail cím stb.) a kapcsolattartás érdekében! Akkor is illik így tennünk, ha az elérhetőségeink a levélhez csatolt dokumentumokban (pl. önéletrajzokban) is szerepelnek!